Электронный документооборот на предприятии

Любое предприятие всегда ведет какую-либо деятельность. Но, как известно, если операция не зафиксирована на бумаге, то она не может считаться состоявшейся. Поэтому ведение документооборота на предприятии является необходимым и очень важным делом.

Общими словами его называют делопроизводством. И чем более отлажена схема работы в этой области, тем увереннее чувствует себя предприятие. При этом следует отметить, что с каждым годом технологии автоматизации становятся все более популярными. Без них уже невозможно представить себе многие бизнес процессы.

 

Поэтому и делопроизводство также становится электронным и автоматизированным. И такой выбор большинства предприятий легко объяснить. Ведь электронная автоматизаци делопроизводства позволяет значительно сократить финансовые и временные издержки при создании и обработке документов. Это также позволяет эффективно организовать документооборот, что помогает повысить оперативность деятельности различных подразделений предприятия и его служб. Благодаря электронной интеграции информации, появляется возможность четко рассортировать все важные данные, что помогает руководству принимать оперативные и обоснованные решение в намного более короткие сроки. К тому же, в отличие от бумажного документооборота, когда работа превращается в рутину, когда под документы требуется специально отведенное место для их хранения, электронное делопроизводство намного более живой и интересный процесс, не требующий ничего, кроме сервера, на котором будет храниться вся информация.

Кроме того, помимо стандартных представлений о документообороте, электронный вариант предполагает более расширенные функции. С его помощью можно сильно упростить систему внутренних заявок в компании от одной службы к другой. Также электронный вариант предоставляет более удобный вариант для ведения деловой переписки,причем вся история сообщений сохраняется, то есть вы не будете волноваться из-за того, что потеряете какую-то важную информацию.

Классическим примером такой системы внутри компании является интранет – копроративный портал, на котором размещается вся полезная для работников предприятия информация, к которому дается доступ абсолютно для всех сотрудников. Интранет становится очень важным и нужным ресурсом, где какждый из работников всегда сможет найти ответы на свои вопросы.